Datenschutzerklärung für Mandanten

Stand: April 2023

1. Begriffliche Definitionen

Personenbezogene Daten sind nach Art. 4 DS-GVO alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, zB Name, Anschrift oder E-Mail-Adresse. Hinsichtlich der weiteren nachfolgend verwendeten Begriffe, wie bspw. „Verantwortlicher“ oder „Auftragsverarbeiter“, verweisen wir auf den Katalog der Begriffsbestimmungen in Art. 4 DS-GVO.

2. Verantwortlicher

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Erbringung unserer anwaltlichen Tätigkeiten erfolgt durch die

Rechtsanwälte Semsi | Graf | Buchmüller-Reiss PartG mbB, Enge Straße 2, 78224 Singen

(nachfolgend „wir“, „uns“)

3. Datenschutzbeauftragter

Unsere/n Datenschutzbeauftragte/n erreichen Sie wie folgt:

Rechtsanwälte Semsi | Graf | Buchmüller-Reiss PartG mbB

zu Hd. des/der Datenschutzbeauftragten

Enge Straße 2

78224 Singen

datenschutz@kanzlei-sgbr.de

4. Art der verarbeiteten Daten

Wenn Sie uns mandatieren, verarbeiten wir im Rahmen unserer Beratungstätigkeit folgende personenbezogenen Daten:

• Stammdaten (zB Name, Anschrift, Kontaktinformationen wie E-Mail, Telefonnummer und Internetadresse),
• Mandatsbezogene Daten (zB Verträge, Kommunikation, Lieferscheine, Beweismittel, Zeugendaten),
• Beratungsdaten (zB Inhalte von Anfragen, Beratungsdokumentation, Dokumente, Aktennotizen, Rechtsgutachten und rechtliche Einschätzungen),
• Tätigkeitsdaten (zB Beratungsdokumentation, Leistungsnachweise, Abrechnungen sowie weitere Informationen, die für die Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte im Rahmen des Mandats notwendig sind),
• sowie weitere Daten, die Sie uns freiwillig im Rahmen des Mandatsverhältnisses mitteilen.

Soweit der Anwendungsbereich des Geldwäschegesetzes eröffnet ist, sind wir zur Erhebung und Verarbeitung weiterer Informationen verpflichtet, § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG. Der Anwendungsbereich ist eröffnet, wenn wir

a)  für den Mandanten an der Planung oder Durchführung von folgenden Geschäften mitwirken:

aa)         Kauf und Verkauf von Immobilien oder Gewerbebetrieben,

bb)         Verwaltung von Geld, Wertpapieren oder sonstigen Vermögenswerten,

cc)          Eröffnung oder Verwaltung von Bank-, Spar- oder Wertpapierkonten,

dd)         Beschaffung der zur Gründung, zum Betrieb oder zur Verwaltung von Gesellschaften erforderlichen Mittel,

ee)         Gründung, Betrieb oder Verwaltung von Treuhandgesellschaften, Gesellschaften oder ähnlichen Strukturen,

b)  im Namen und auf Rechnung des Mandanten Finanz- oder Immobilientransaktionen durchführen,

c)  den Mandanten im Hinblick auf dessen Kapitalstruktur, dessen industrielle Strategie oder damit verbundene Fragen beraten,

d)  Beratung oder Dienstleistungen im Zusammenhang mit Zusammenschlüssen oder Übernahmen erbringen oder

e)  geschäftsmäßig Hilfeleistung in Steuersachen erbringen.

Dies beinhaltet unter anderem Informationen zu Ihrer Identität, zu den wirtschaftlich Berechtigten, zu Zweck und Art der Geschäftsbeziehung und der durchgeführten Transaktionen, sowie zu dem Geldwäscherisiko. Bei natürlichen Personen fertigen wir zur Erfüllung unser Pflichten aus dem Geldwäschegesetz nach § 8 Abs. 2 S. 1 GwG zusätzlich eine Kopie eines amtlichen Ausweisdokumentes des Mandanten an. Bei juristischen Personen werden darüber hinaus die im Geldwäschegesetz geforderten Informationen über die wirtschaftlich Berechtigten iSd § 3 Geldwäschegesetz erhoben.

5. Zweckbestimmung der Verarbeitung

Soweit nicht anders angegeben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um unsere Pflichten aus den zugrunde liegenden Anwaltsverträgen zu erfüllen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO. Darunter fällt insbesondere die angemessene anwaltliche außergerichtliche Beratung, die Führung von Korrespondenz mit Vertragspartnern, Gerichten und Streitgegnern, die Rechnungsstellung, die Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie. Weiterhin verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, wenn dies für die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen, erforderlich ist, bspw. aus dem Geldwäschegesetz (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c iVm §§ 10, 11, 12 Abs. 1 und Abs. 2 GwG). Ferner verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. im Rahmen der folgenden Zwecke:

a) 

Kontaktaufnahmen: Bei einer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihr Name, Telefonnummer und weitere Angaben) von uns gespeichert, um Ihre Fragen zu bearbeiten und zu beantworten; sofern ein Mandatsverhältnis besteht ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO Rechtsgrundlage. Für den Fall, dass keine Mandatsbeziehung besteht, sind unsere berechtigten Interessen an der Beantwortung der Kontaktanfrage Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO.

b) 

Mandantenanschreiben: Von Zeit zu Zeit kann es vorkommen, dass wir unsere Mandanten über aktuelle Entwicklung in der Juristerei und Rechtsprechung informieren. Dies erfolgt in langfristigen Mandatsverhältnissen in Durchführung des bestehenden Mandatsverhältnisses nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO; im Übrigen aufgrund unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO, um unsere Mandanten über aktuelle für Sie relevante Entwicklungen zu informieren.

c) 

Weihnachts- und andere Grußkarten: Sofern wir Sie persönlich kennen und/oder Sie in einem Mandatsverhältnis mit unserer Kanzlei stehen, kann es sein, dass wir Ihnen aufgrund unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO zu besonderen Anlässen, wie Weihnachten, Grußkarten zukommen lassen. Wir gehen davon aus, dass sich die Empfänger über die Grüße zu besonderen Anlässen freuen. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie dem Versand von Grußkarten nach Art. 21 DS-GVO widersprechen (siehe hierzu Ziff. 7).

6. Weitergabe an Dritte, Kategorien von Empfängern von Daten

Wir geben Ihre Daten im Rahmen der Erfüllung unserer Pflichten aus den zugrunde liegenden Verträgen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO an Dritte weiter, sofern dies für die Abwicklung des Mandatsverhältnisses erforderlich ist. Dies betrifft insbesondere die Weitergabe an Verfahrensgegner und deren Vertreter sowie Gerichte und andere öffentliche Behörden zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte, und Bankinstitute zur Zahlungsabwicklung.

Darüber hinaus setzen wir externe technische Dienstleister als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO ein, die von uns sorgfältig ausgewählt und überwacht werden. Eine Weitergabe kann zudem aufgrund gesetzlicher Vorschriften, beispielsweise zur Meldung von Verdachtsfällen nach § 43 GwG, an die zuständige Behörde erfolgen. Rechtsgrundlage für die Weitergabe ist insoweit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO iVm § 43 GwG.

7. Rechte der Betroffenen

Sie haben grundsätzlich das Recht:

• gem. Art. 7 Abs. 3 DS-GVO eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf Ihrer Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Ein Widerruf hat keinen Einfluss auf die Zulässigkeit der vorherigen Verarbeitung;
• gem. Art. 15 DS-GVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über (1) die Verarbeitungszwecke, (2) die Kategorie der personenbezogenen Daten, (3) die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, (4) die geplante Speicherdauer, (5) das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der oder Widerspruch gegen die Verarbeitung, (6) das Bestehen eines Beschwerderechts, (7) die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei Ihnen erhoben wurden, (8) sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gem. Art. 16 DS-GVO die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gem. Art. 17 DS-GVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gem. Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, (1) soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, (2) die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen, (3) wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen
• gem. Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen:

Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Bei Ausübung eines solchen Widerspruches bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruches prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.

• gem. Art. 20 DS-GVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und

gem. Art. 77 DS-GVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

• Zuständige Aufsichtsbehörde im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Baden-Württemberg ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg

Hausanschrift:      Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart

Postanschrift:       Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart

Internet:                https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/kontakt-aufnehmen/

8. Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten bzw. Kriterien für die Speicherdauer

Die im Rahmen der Mandatsbearbeitung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Rechtsanwälte (§ 50 Abs. 1 S. 2 und 3 BRAO) gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, UStG oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet bzw. zur Wahrung unserer berechtigten Interessen befugt sind (vgl. Art. 21 Abs. 1 DSGVO, § 33 Abs. 1 Nr. 2 BDSG n. F.).

Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter https://www.kanzlei-sgbr.de/datenschutzerklaerung-mandant von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.